Jednostki, które prowadzą rachunkowość firmową, muszą przygotowywać co roku bilans zamknięcia. Gdy konkretny przedsiębiorca wyliczył utratę wartości aktywów, natychmiast musi on zamieścić go w bilansie. Jednak zamieszczenie potrzebnych odpisów aktualizacyjnych nie jest łatwe i wymaga eksperckiej wiedzy, bo zgodnie z zapisami prawa (w tym przede wszystkim ustawą o rachunkowości) występuje wiele różnych metod oceny pozycji bilansu. Fachowiec wie, jaką z nich wybrać i w jaki sposób oszacować konkretną utratę wartości aktywów.
Czym są aktywa? To zasoby dorobku danego firmy (w przeciwieństwie do pasywów, określających źródła, z których finansowany jest majątek organizacji). W zakres aktywów wchodzą: aktywa trwałe oraz aktywa obrotowe. Do aktywów trwałych wpisuje się: majątek rzeczowy, długoterminowe należności i inwestycje oraz wartości niematerialne i prawne, a także długoterminowe rozliczenia międzyokresowe. Majątek firmy stanowią natomiast: należności i inwestycje krótkoterminowe, środki pieniężne oraz zapasy i krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe. Już samo wskazanie składowych tej części bilansu pokazuje ich zróżnicowanie. A to oznacza, że także wycena ceny oraz utraty wartości aktywów wymaga zastosowania różnych metod - dobranych ściśle od charakteru konkretnego zapisu.
Wycena aktywów skupia się najczęściej na wskazaniu albo ich wartości albo na podstawie ceny nabycia bądź kwoty wytworzenia, albo też wartości formalnej - czyli de facto wartości, za którą jednostka mogłaby dany element majątku sprzedać. Zmienna Niestała sytuacja rynkowa gospodarcza, relacje z innymi konkurencyjnymi podmiotami funkcjonującymi istniejącymi na rynku, a także nieprzewidziane nieokreślone sytuacje wydarzenia losowe sprawiają decydują jednak, że cena koszt netto lub wartość koszt danego tego składnika majątku mogą ulegać zmianom przemianom. Utratę wartości aktywów należy trzeba monitorować obserwować na bieżąco - ponieważ gdyż w wielu częstych przypadkach sytuacjach firma organizacja może przewidzieć zauważyć, że do niej dojdzie. Dobrym świetnym przykładem jest tu np. pogorszenie zmiana sytuacji kondycji finansowej majątkowej kontrahenta klienta lub wahania cen walut bądź wartości cen instrumentów finansowych kapitałowych, w które przedsiębiorstwo zainwestowało.
Oczywiście - jak wspomnieliśmy wcześniej - konkretny sposób, w jaki ocenia się poziom utraty wartości aktywów, musi być dopasowany dokładnie do charakteru danego składnika majątku. Zupełnie inaczej wygląda on bowiem w przypadku dorobku materialnego - takiego jak budynki czy flota firmowych samochodów, a zupełnie inaczej - w przypadku wartości niematerialnych i prawnych. Te drugie są dobitnym przykładem, który pomaga zobrazować, dlaczego analizą utraty wartości aktywów zawsze powinien się zajmować specjalista. Do wartości niematerialnych i prawnych należą bowiem wszelkiego rodzaju licencje czy patenty. Wyobraźmy sobie sytuację, w której wynalazca wynajduje zupełnie inną technikę, która bardzo obniża wartość technologii dotychczas stosowanych. Albo producent oprogramowania wprowadza na rynek doskonalszy system do realizacji danych zadań - w związku z czym programy użytkowane w konkretnej chwili przez przedsiębiorstwo okazuje się gorsze, mniej skuteczne, a może nawet w niektórych sytuacjach nieprawidłowe. Jak ocenić wówczas, ile straciła firma, która zainwestowała niedawno w wdrożenie tego oprogramowania?
Z pozoru może się wydawać, że tego rodzaju pomyłka nie pociąga za sobą żadnych nieprzyjemności - przecież to firma ponosi skutki utraty wartości aktywów. Warto jednak pamiętać, że firmy, prowadząc rozliczenia, zobowiązują się do rejestrowania w nich prawdziwych, potwierdzonych danych. Jeśli spółka w obliczu utraty części majątku będzie zapisywała w bilansie cały czas te same dane, może zostać podejrzana o zawyżanie wartości majątku, a takie podejście również jest zakazane. Nie tylko nadszarpuje ono wiarygodność firmy, ale dodatkowo może narazić ją na nieprzyjemności, jeśli w oparciu o rozliczenia podejmowane są decyzje majątkowe (np. przyznanie kredytu bankowego, dotacji lub innej formy dofinansowania działalności spółki).
